금천 발달장애인 지역 누리기 센터(주간보호센터) - 업무 간소화 #2 구글

:: 금천 발달장애인 지역 누리기 센터(주간보호센터) 실천 이야기 ::

:: 업무 간소화 #2 : 구글 스프레드 시트 업무자동화 ::

 

 

[간소화 원리 개념도]

기존 방식 : 이용인별 자료 분산 작성 및 보관

→ 위 방식은 이용인의 개별적 상황에 대해서 다 볼 수가 없음.

→ 다 볼 수 없으므로 직원별로 다 다르게 작성하고, 관리자도 한 눈에 살펴볼 수가 없음.

→ 기록의 일관성도 깨짐.

→ 파일이 너무 많아 신규 직원이 인계를 받았을 경우 설명도 쉽지 않고 찾아보기도 어려움.

 

 

변경한 방식 : 데이터베이스 한 곳에 취합한 후 원하는 양식으로 자동 출력하는 방식으로 변경

→ 한 파일에 있으므로, 이용인별 기록을 시계열로 볼 수 있고, 타 이용인의 기록도 볼 수 있음.

→ 관리자도 쉽게 찾아서 볼 수 있음.

→ 서로 참고할 수 있으므로 기록의 일관성이 유지.

→ 신규 직원이 인계를 받았을 때에도 쉽게 그간의 맥락을 이해할 수 있음.

 

 

[구글을 사용하면서 직원이 느끼는 간소화 체감도 지점]

1. 파일 수의 간소화

구글로 취합하면서, 구글 내에서 업무총괄표와 업무일지 두 개 파일만 열어서 작업이 가능함.

ex) 반면, 엑셀 및 한글 프로그램으로 파일을 만드는 방식은 파일이 많아 필요한 서류를 하나하나 찾고 열고 비교하는 과정 자체에 시간이 많이 소모. 작업 방식의 간소화

수십 또는 수백 개의 파일 → 구글 2개 파일

 

2. 개별서비스 서류 업무의 간소화

전체 서류 업무 비중에서 ‘개별 서비스 : 개별 외 서비스’의 비중이 7 : 3 정도

개별서비스 서류는 이용인별, 지원 서비스별로 작성해야 하는 서류가 많은데,

구글 파일 내 개인별 시트에만 기록하고, 구글 함수를 이용해서 원하는 양식으로 자동 출력하도록 구성.

 

3. 실적 자동취합의 간소화

기존에는 분산된 개별 파일을 찾아서 숫자를 세야 했는데,

구글에서 자동으로 계산 출력.

 

4. 이용인별 맥락 파악 업무의 간소화

- 이용인별 시간 순서에 따른 서비스 의도 및 반응 맥락을 한 눈에 파악하기가 한결 수월해짐.

- 담당 직원이 아니더라도 모든 이용인에 대한 서비스 제공 기록을 쉽게 접근해서 파악하는 게 수월해짐.

 

 

[구글을 사용하면서 발견하게 된 유익함]

 

1. 지원 방법의 고도화 및 정합( 整合)성

구글 한 파일에 모든 기록이 공유되면서,

직원별 서비스 지원 방법 등을 상호 참조하면서 고도화.

또한 상호 참조하면서 지원 방법도 미션 비전에 정합적으로 가지런히 맞춰짐.

 

2. 직원의 동기 향상

이용인에 대한 정보가 많아지면서,

이렇게 하면 되겠다, 이렇게 해보고 싶다 등의 동기가 높아짐.

 

3. 직원 간의 소통 향상

직원 각자가 작성한 기록에 피드백을 주고받으면서

상호 자극, 지지 등 직원 간 소통이 향상

 

4. 보호자와의 협력, 신뢰 관계 향상

기록을 쉽게 찾아 이를 근거로 보호자와 소통하면서

직원은 확신을 가지고 설명하고, 보호자는 일관성에 신뢰를 보냄.

 

 

 

* 구글 함수 공유는 사용 방법까지 함께 공유해야 비로소 사용 가능하므로,

제작자와 상의하여 제작자가 직접 공유할 수 있도록 부탁드리겠습니다.

 

금천 지역 누리기 센터 카페에서 원문 전체 보기 (부록 자료까지)

https://cafe.naver.com/sgday0401/198